Dossier permanent en cabinet comptable : ce qu'il contient, pourquoi il vieillit, comment le tenir à jour

Ce qui relève du dossier permanent

Le dossier permanent regroupe ce qui reste valable d'un exercice à l'autre, par opposition au dossier annuel qui porte sur la production d'une période. La liste exacte dépend de la politique du cabinet, mais un socle revient partout.

• Identification de l'entité : statuts à jour, extrait d'immatriculation récent, numéro SIREN, adresse du siège, date de clôture.
• Identité des dirigeants et des bénéficiaires effectifs, avec les justificatifs recueillis au titre de la vigilance anti-blanchiment.
• Lettre de mission signée et ses avenants, qui fixent le périmètre de l'intervention.
• Contrats structurants : baux, emprunts, crédits-bails, conventions de trésorerie intragroupe, contrats de franchise.
• Régimes fiscaux et sociaux retenus, options exercées et leur date.
• Organigramme juridique quand l'entité appartient à un groupe, et procès-verbaux des décisions qui modifient la structure.

Pourquoi il vieillit sans que personne ne le voie

Le dossier est complet à l'entrée en relation, parce que la procédure d'acceptation l'exige. Ensuite, les changements arrivent par des canaux dispersés : un transfert de siège mentionné dans un courriel, une cession de parts découverte à la lecture d'une liasse, un nouvel emprunt repéré lors de la révision.

Le collaborateur traite l'information pour la production de l'année et oublie de mettre à jour le dossier permanent, parce que rien ne l'y oblige à ce moment-là. Trois ans plus tard, le dossier décrit une entreprise qui n'existe plus sous cette forme.

Le risque n'est pas théorique. Les obligations de vigilance prévues par le code monétaire et financier supposent une connaissance actualisée du client et de ses bénéficiaires effectifs, et l'article L561-12 impose la conservation des documents relatifs à l'identification pendant cinq ans après la fin de la relation. Un dossier permanent périmé fragilise ce socle.

Le contrôle annuel qu'un agent prépare

Le principe est simple : comparer ce que le dossier contient avec ce que disent les sources à jour, et ne soumettre au collaborateur que les écarts. Un agent branché sur la GED du cabinet et sur les données publiques d'immatriculation peut le faire pour toute la clientèle en une passe.

• Comparaison des dirigeants, du siège, du capital et de l'activité déclarée avec les données publiques des entreprises, et signalement de chaque différence.
• Repérage des pièces dont l'âge dépasse le seuil fixé par le cabinet, par exemple un extrait d'immatriculation de plus d'un an.
• Lecture de la liasse et des écritures de l'exercice pour détecter les signaux de changement : nouvel emprunt, variation du capital, compte courant d'un nouvel associé.
• Vérification que la lettre de mission couvre encore les travaux réellement réalisés, et signalement des missions exécutées sans avenant.
• Production d'une fiche d'écarts par client, classée par niveau d'importance, que le collaborateur traite en quelques minutes.

Ce qui reste au collaborateur

L'agent constate un écart, il n'en tire pas la conséquence. Décider si un changement de bénéficiaire effectif appelle une mesure de vigilance renforcée, si une mission non couverte doit faire l'objet d'un avenant ou d'une facturation complémentaire, ou si un client doit être relancé pour transmettre un document, relève du professionnel.

Le gain tient au tri. Sur un portefeuille de plusieurs centaines de dossiers, la grande majorité ne présente aucun écart dans l'année. Le collaborateur ne consacre son temps qu'aux dossiers qui ont changé.

Par où commencer

Commencez par fixer la liste des pièces qui relèvent du dossier permanent dans votre cabinet, et le seuil d'ancienneté au-delà duquel une pièce doit être renouvelée. Sans cette règle écrite, chaque collaborateur applique la sienne et le contrôle ne peut rien comparer.

Choisissez ensuite un échantillon de trente dossiers représentatifs, faites passer le contrôle, et comparez le résultat avec une revue manuelle faite par un collaborateur expérimenté. Si l'agent repère au moins les écarts que la revue manuelle a trouvés, étendez à tout le portefeuille, en calant le contrôle sur la période creuse qui suit les liasses.

Questions fréquentes

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